Triada aplikacji biurowych: edytor tekstu, arkusz kalkulacyjny i program do tworzenia multimedialnych prezentacji, to obok przeglądarki internetowej najczęściej używane aplikacje. Przez lata pierwszym krokiem po kupieniu komputera była instalacja jednego z dwóch wiodących pakietów biurowych: Microsoft Office lub LibreOffice (dawniej OpenOffice). Jednak ostatnio sytuacja zaczęła się szybko zmieniać za sprawą rozwoju darmowych aplikacji biurowych działających w chmurze.
Funkcje aplikacji w chmurze
Internetowe pakiety biurowe, które w naszym kraju spopularyzował przede wszystkim Google ze swoją usługą Dokumenty, pełnią taką samą funkcję, jak ich desktopowi starsi bracia. Pozwalają napisać i sformatować dokument tekstowy, zaprojektować tabelę i wykonać obliczenia w arkuszu kalkulacyjnym, a także zaprojektować i wyświetlić prezentację. Jednak fakt, że aplikacje działają na serwerze internetowym, stwarza nowe możliwości.
Najważniejszą cechą internetowych pakietów biurowych jest ich niezależność od urządzenia. Dokumenty Google, a także konkurencyjne narzędzia, jak np. Microsoft Office Online czy pakiet Zoho
Office, działają na każdej platformie sprzętowej tak długo, jak długo można tam uruchomić nowoczesną przeglądarkę internetową. Nie tylko sama aplikacja jest zainstalowana na serwerze internetowym, ale są tam przechowywane wszystkie pliki. Dlatego internetowy pakiet biurowy jest całkowicie niezależny od konkretnego komputera. Pisanie artykułu czy sprawozdania można zacząć w domu na laptopie, pracę kontynuować w autobusie, korzystając z tabletu, i dokończyć na komputerze stacjonarnym w firmie czy na uczelni. W przypadku tradycyjnego pakietu biurowego taki scenariusz jest niewykonalny, chyba że plik będzie zapisany na pendrivie, a każde z urządzeń da radę go odczytać i co więcej ma aplikację, która radzi sobie z formatem danej aplikacji. Tyle że nosząc ze sobą nośnik, ryzykujesz jego zgubienie, a podczas pracy w internetowym pakiecie biurowym wszystkie pliki są przechowywane w porządnie zabezpieczonej przed utratą danych chmurze obliczeniowej.
Mechanizm współpracy
Zaletą pakietów biurowych działających on-line jest także dopracowany mechanizm współtworzenia dokumentów. Kilkoma kliknięciami można udostępnić dokument całej grupie roboczej, a aplikacja internetowa zadba o autoryzację zaproszonych współpracowników, a później w czasie rzeczywistym będzie synchronizować wprowadzane zmiany, tak by były widoczne u wszystkich użytkowników. Aby osiągnąć zbliżony poziom pracy grupowej, na przykład w przypadku aplikacji MS Office 2013, niezbędne jest wsparcie serwera SharePoint, który musi być zainstalowany w sieci korporacyjnej, albo wykorzystanie internetowej usługi synchronizacji z platformy Office 365/Onedrive. Jednak nawet z tym wsparciem wymiana informacji między współpracownikami nie jest tak płynna jak w przypadku aplikacji działających na serwerze.
Zalety desktopu
Jednak aplikacje działające w lokalnym systemie także mają swoje zalety: jest w nich dużo więcej funkcji oraz są bardziej wydajne. Desktopowe pakiety biurowe to aplikacje rozwijane od dziesięcioleci. Twórcy pakietu Microsoft Office, który zadebiutował w 1989 roku, zaimplementowali od tego czasu tyle narzędzi i funkcji, że przed debiutem kolejnej wersji tego programu zaczyna się dyskusja, czy tak rozbudowany i dopracowany pakiet można jeszcze realnie ulepszyć.
Operacje na dużych plikach tekstowych czy arkuszach kalkulacyjnych z wielkimi zbiorami danych, nie wspominając o bogatych w grafikę prezentacjach, trwają krócej w programach desktopowych. Aplikacje internetowe mają także powolniejszy interfejs użytkownika. Przy obecnym poziomie rozwoju technologii aplikacji internetowych kod HTML5 działający w przeglądarce jest wciąż mniej wydajny od skompilowanych aplikacji desktopowych. Szczególnie, że takie programy, jak MS Office 2013, są ściśle dopasowane do systemu Windows, niestety kosztem kompatybilności, bo najnowszy Office nie uruchomi się ani w systemie operacyjnym Windows XP, ani w Windows Vista.
Aplikacje desktopowe, nawet zintegrowane z internetem, jak Office 2013, działają doskonale off-line. Tymczasem wydajność aplikacji internetowych zależy także od szybkości i stabilności łącza. Wolne i rwące się połączenie, na przykład GSM na granicy zasięgu, może popsuć całą przyjemność z pracy na zdalnej aplikacji. Choć niektóre narzędzia, np. Dokumenty
Google mają funkcję pracy off-line, to w praktyce nie da się wygodnie i efektywnie pracować bez podłączenia do internetu.
Ogromną zaletą aplikacji desktopowych jest możliwość korzystania z systemowego mechanizmu instalacji i wyświetlania czcionek. W pakietach internetowych można tylko korzystać z kilku krojów pisma, nie ma także możliwości precyzyjnej kontroli typografii.
Zaletą pakietów biurowych działających on-line jest także dopracowany mechanizm współtworzenia dokumentów. Kilkoma kliknięciami można udostępnić dokument całej grupie roboczej, a aplikacja internetowa zadba o autoryzację zaproszonych współpracowników, a później w czasie rzeczywistym będzie synchronizować wprowadzane zmiany, tak by były widoczne u wszystkich użytkowników. Aby osiągnąć zbliżony poziom pracy grupowej, na przykład w przypadku aplikacji MS Office 2013, niezbędne jest wsparcie serwera SharePoint, który musi być zainstalowany w sieci korporacyjnej, albo wykorzystanie internetowej usługi synchronizacji z platformy Office 365/Onedrive. Jednak nawet z tym wsparciem wymiana informacji między współpracownikami nie jest tak płynna jak w przypadku aplikacji działających na serwerze.
