Dostępna jest już najnowsza wersja pakietu Microsoft Office. Wersja 2016 poza zmianą wyglądu przyniosła kilka nowych, ciekawych funkcji, a część już istniejących narzędzi została poprawiona i rozbudowana. Robert Szyszka

Brak spektakularnych zmian i nowości jest chyba głównym powodem zrezygnowania przez Microsoft z szerokiej kampanii promocyjnej. Trudno jednak wyposażyć wchodzące na rynek narzędzia w nowe funkcje, skoro poprzednie warianty mają właściwie wszystko, co potrzebne do pracy.

Nie oznacza to oczywiście, że pakiet Office 2016 nie jest wart uwagi. Największy nacisk producent położył tym razem na możliwość pracy grupowej nad dokumentami i modyfikowania ich treści przez kilka osób jednocześnie. Aby to było możliwe, nie trzeba już inwestować w kosztowną instalację serwera SharePoint czy korzystać z wersji online programów, wystarczą ich lokalne wersje i dostęp do usługi OneDrive.

Co nowego w Office 2016?

Poza tym, że Office 2016 działa teraz na różnych platformach i urządzeniach, oferując użytkownikom jednorodne środowisko pracy, pojawiło się w nim kilka udogodnień usprawniających korzystanie z poszczególnych aplikacji. W pakiecie Office 2016 znalazła się funkcja stanowiąca połączenie wyszukiwarki i pomocy. Powiedz mi, bo tak się ona nazywa, nie tylko udostępnia wiedzę zgromadzoną w poradnikach, ale i podsuwa użytkownikowi gotowe rozwiązania, wskazuje polecenia programu, ułatwia dostęp do różnych narzędzi. Po zdobyciu potrzebnych informacji nie trzeba się już przebijać przez kilka poziomów menu, by odszukać odpowiednie opcje – wszystko jest od razu pod ręką. Tworząc zapytania, można też korzystać z języka naturalnego. Teoretycznie wystarczy napisać, co chce się zrobić, a Office wyświetli odpowiednie informacje. Stanowi to wstęp do integracji pakietu z wirtualną asystentką Cortaną.

Z algorytmów wyszukiwarki Bing korzysta również funkcja Inteligentne wyszukiwanie. Pozwala ona znaleźć w internecie informacje na dowolny temat, na przykład dotyczące treści umieszczonej w komórce arkusza czy w tekście w Wordzie. Według informacji producenta do analizy przesyłana jest nie tylko wyszukiwana fraza, ale i fragment dokumentu z jej otoczenia. Pozwala to dobrać odpowiedni kontekst, by przedstawić bardziej precyzyjne i trafione odpowiedzi. W praktyce jednak działa to różnie.

Korzystając z każdej okazji, Microsoft promuje swój dysk sieciowy. Dzięki funkcji zapisywania plików w chmurze internetowej użytkownik może wznowić edycję dokumentu w dowolnym miejscu, na dowolnym sprzęcie. OneDrive umożliwia także wspólną edycję plików. Programy pakietu zostały ponadto zintegrowane ze Skype’em – to kolejne rozwiązanie, które usprawnia pracę grupową.

Nowy Word i nowy Excel

Największe pole do popisu mają z reguły projektanci odpowiedzialni za Excela – to w tym programie najłatwiej wprowadzać nowe rozwiązania i funkcje. Podobnie jest i tym razem, to w arkuszu liczba nowinek jest największa. Usprawniono między innymi działanie tabel przestawnych – program automatycznie analizuje relacje między tabelami i tworzy powiązania, gdy są potrzebne. Excel ułatwia teraz edycję niestandardowych miar i korzystanie z grupowania opartego na przedziałach czasowych, sprawniej przeszukuje się też pola tabel i aktualizuje dane po zmianie nazw.

Rozbudowana Historia daje większą kontrolę nad opracowywanymi wersjami pliku i wprowadzanymi zmianami. W arkusz wbudowano także skaner poufnych danych, który pozwala zweryfikować, czy publikowany dokument nie zawiera prywatnych informacji, np. numerów kart kredytowych czy kont bankowych. Użytkownicy ekranów dotykowych skorzystają z możliwości ręcznego wpisywania równań matematycznych. Po skończonej edycji aplikacje Office automatycznie skonwertują wprowadzone zapisy do postaci tekstowej. Excel oferuje także nowe funkcje prognozowania trendów, a także, co jest na pewno najbardziej widoczne, kilka nowych typów wykresów i opcji formatowania autokształtów. Na stałe w arkuszu zagościł także dodatek do wizualizacji danych, Power Map.

Zmiany w Wordzie nie są już tak spektakularne. Pojawiły się tu oczywiście wszystkie modyfikacje wspólne dla całego pakietu, nowy mechanizm podpowiedzi, konwerter wpisywanych ręcznie równań czy odświeżona Historia, ale właściwie na tym kończy się lista nowości. Jedyne, o czym warto wspomnieć, to łatwiejsze udostępnianie dokumentów, które nie wymaga już serwera SharePoint – teraz można korzystać z dysku OneDrive. Dodatkowym atutem takiego sposobu zapisywania zmian jest możliwość jednoczesnego edytowania pliku przez kilka osób. Wszystkie zmiany pojawiają się wtedy w czasie rzeczywistym.

Nowości w innych aplikacjach pakietu

Usprawnienia w innych programach Office można właściwie wymienić na palcach jednej ręki. Fani Accessa będą mogli skorzystać z rozbudowanej funkcji eksportu do Excela, a użytkownicy Projecta wypróbują zaawansowane metody obsługi wielu osi czasu. Zarządzający projektami będą mogli także lepiej planować i kontrolować użycie dostępnych zasobów. Outlook wyposażony został w nową funkcję obsługi załączników i klasyfikator treści bazujący na ważności poszczególnych wiadomości. Użytkownicy PowerPointa błyskawicznie uzupełnią swoją prezentację nagraniem obrazu widocznego na ekranie lub jego fragmencie.

Microsoft poprawił też integrację OneNote z innymi programami i usługami, dzięki czemu np. użytkownicy Edge’a błyskawicznie wyślą fragmenty przeglądanych stron do notatnika. Informacje można także przesłać do OneNote za pomocą poczty elektronicznej, możliwe jest też przekazanie danych z telefonu czy zapamiętanie wycinka wybranej witryny. W programie Visio zmiany polegają głównie na rozbudowie i aktualizacji bibliotek elementów, schematów i diagramów.

Jak łatwo zauważyć, widocznych zmian nie ma wiele – główne modyfikacje kryją się wewnątrz programów. Dzięki nim możliwa jest jednoczesna edycja dokumentów przez kilka osób, a udostępnianie czy współdzielenie informacji stało się wygodniejsze. Lepiej działa także rozwiązywanie ewentualnych konfliktów i uzgadnianie wersji. Choć niezbędna technologia używana była już w wersji online Office’a, wprowadzenie jej do aplikacji stacjonarnych wymagało trochę pracy. Być może będzie to solidny fundament pod większe zmiany wprowadzane w kolejnych wersjach pakietu.