Prezentujemy kilka mniej znanych opcji pakietu Microsoft Office, które ułatwią ci edycję dokumentów, tworzenie prezentacji i zapanowanie nad rosnącą skrzynką pocztową. Maciej Piotrowski

Mimo ogromnej popularności pakietu Microsoft Office jego pełne możliwości wykorzystuje jedynie niewielka grupa użytkowników. Wstążki i ogrom różnorodnych opcji rozmieszczonych na kartach Worda, PowerPointa, Excela i Outlooka wymagają czasu na odpowiednie poznanie, a tego zawsze brakuje. Warto jednak poświęcić chwilę, by zgłębić kilka objaśnionych poniżej technik, gdyż dzięki nim praca z poszczególnymi aplikacjami pakietu Microsoft Office stanie się wydajniejsza i prostsza, a kontrola nad nimi – znacznie lepsza.

Szybka podmiana wyrazów i zwrotów

Czasami zdarza się, że podczas pracy nad ważnym dokumentem w Wordzie czy prezentacją multimedialną w PowerPoincie nagle odkrywamy, że źle zapisaliśmy nazwisko, nazwę miejsca bądź jakiś fachowy termin. Poprawa takiej pomyłki to kwestia paru sekund – gorzej, gdy błąd przewija się przez cały, wielostronicowy już tekst, bo to najczęściej oznacza żmudne przeszukiwanie całego dokumentu. Istnieje jednak znacznie łatwiejszy i, co najważniejsze, znacznie szybszy sposób. Pokażemy go na przykładzie Worda.

Aby szybko odnaleźć w dokumencie wszystkie miejsca występowania błędnego słowa i automatycznie zastąpić je innym, postaw kursor przed interesującym cię zwrotem bądź zaznacz go myszką, po czym z karty NARZĘDZIA GŁÓWNE wybierz opcję Zamień. Funkcję tę możesz też zainicjować kombinacją klawiszy Ctrl+H.

Gdy na ekranie pojawi się nowe okno z otwartą zakładką Zamień najpierw upewnij się, że w polu Znajdź znajduje się wyraz, który chcesz podmienić. Jeśli tak, w polu Zamień na wpisz słowo bądź wyrażenie, które finalnie ma znaleźć się w tekście. Na koniec naciśnij przycisk Zamień wszystko.

Program rozpocznie przeszukiwanie dokumentu i jego automatyczne korygowanie. O pomyślnym zakończeniu tego procesu poinformuje cię niewielki komunikat wskazujący jednocześnie ilość dokonanych zmian. Po naciśnięciu OK możesz jeszcze zweryfikować prawidłowość podmienionych wyrazów w samym tekście.